Trouver le bon outil de gestion des cours de dessin et peinture est un vrai casse-tête pour beaucoup de gérants d'ateliers créatifs. Entre le suivi des réservations, la gestion des plannings des talents, les paiements et la communication avec les élèves, jongler avec plusieurs outils fait vite perdre un temps précieux. C'est exactement ce qu'a vécu Julie, directrice des Ateliers Lamartine à Paris, avant de passer à Daisy.
Les Ateliers Lamartine, un lieu pensé pour tous les niveaux
Ouverts en septembre 2024, les Ateliers Lamartine s'apprêtent à démarrer leur troisième rentrée. Le lieu propose des cours de dessin et de peinture, ainsi que des ateliers d'écriture, pour les adultes et les enfants, à parts à peu près égales selon les créneaux. Depuis cette année, une nouveauté vient enrichir l'offre : un atelier qui mêle écriture et dessin, pensé pour les enfants en primaire, avec une approche ludique de l'écriture qui s'appuie sur le plaisir de dessiner et de jouer avec les couleurs.
L'approche n'est pas académique : le lieu se veut avant tout un espace de détente et de plaisir, accessible à tous, y compris à celles et ceux qui n'ont jamais tenu un pinceau. Julie le résume ainsi : quand quelqu'un pousse la porte de l'atelier en disant "je suis complètement nulle, je ne sais pas du tout dessiner", la réponse est toujours la même : "c'est super, vous êtes au bon endroit, c'est là que vous allez vous éclater." Le matériel fourni est volontairement de bonne qualité, aussi bien pour les débutants qui découvrent que pour les pratiquants plus expérimentés qui viennent se perfectionner.
L'équipe s'appuie sur une dizaine de "talents" en résidence, qui animent les cours réguliers une à deux fois par semaine. Julie tient à ce terme : ce ne sont pas des "profs" mais des talents, parce qu'ils viennent avant tout partager une passion et un savoir-faire. D'autres talents, plus ponctuels, sont mobilisés pour les ateliers événementiels, les anniversaires ou les privatisations d'entreprise, un pan d'activité qui vient compléter le programme hebdomadaire. Une organisation qui demande une coordination fine des plannings et des réservations au quotidien.
Le problème avant Daisy : une gestion des cours de dessin et peinture trop complexe
Un outil pas conçu pour les ateliers créatifs
Avant Daisy, Julie utilisait un outil qu'elle décrit elle-même comme "une véritable usine à gaz", non pensé spécifiquement pour ce type d'activité. Le choix n'avait pourtant pas été fait à la légère : une agence avait accompagné sa mise en place pendant deux mois. Mais à l'usage, au quotidien, l'outil restait compliqué. Il fallait jongler entre une interface pour le planning et une autre pour les paiements, sans réelle fluidité entre les deux. Résultat : un temps considérable perdu à créer des offres, suivre les réservations et gérer la facturation, avec l'appréhension permanente qu'un problème survienne.
Une expérience client qui en pâtissait
Au-delà de la charge de travail, c'est l'expérience de ses élèves qui en souffrait. Julie raconte que ses inscrits se perdaient dans le processus : confirmations peu claires, informations mal transmises. Un problème direct pour la relation client, pourtant essentielle dans un lieu qui mise sur l'accueil et la transmission.
Qu'est-ce qu'un bon outil de gestion pour un atelier de dessin ou de peinture ?
Un bon outil de gestion pour un atelier de dessin ou de peinture doit réunir en un seul endroit les réservations, le planning des talents, les paiements et la communication avec les élèves, tout en se synchronisant avec les plateformes de réservation déjà utilisées par l'atelier. L'objectif : éviter la double saisie et libérer du temps pour se concentrer sur l'enseignement.
Un outil de gestion avant tout, pas seulement une marketplace de plus
Quand Julie découvre Daisy, l'offre est encore centrée sur la diffusion des cours vers plusieurs plateformes en un clic. Un argument qui ne la convainc pas immédiatement : elle venait de finir de paramétrer son ancien outil et y croyait encore. Mais avec le temps, un constat s'impose : diffuser ses offres sur d'autres plateformes ne sert à rien si l'outil du quotidien, celui qui gère les inscriptions, les plannings des talents et la facturation, n'est pas le bon. La priorité, c'est d'abord de fiabiliser cette gestion de tous les jours. Les plateformes de réservation viennent ensuite, une fois cette base posée.
La solution Daisy pour la gestion des cours de dessin et peinture
Centraliser réservations, planning et paiements
Avec Daisy, Julie gère désormais l'ensemble de son activité depuis un seul outil. Les fonctionnalités qu'elle utilise le plus au quotidien : le suivi des réservations et le calendrier, consultés en priorité dès l'ouverture de l'outil.
Se synchroniser avec les plateformes de réservation
Les Ateliers Lamartine diffusent aujourd'hui leurs offres via Funbooker et Hati Hati, synchronisées automatiquement grâce à Daisy. Une intégration que Julie avait tenté de mettre en place seule avant Daisy, sans succès :
« J'ai laissé tomber, et là, grâce à Daisy, ça va être fait très prochainement », explique-t-elle.
Un accompagnement humain au quotidien
Au-delà de l'outil, c'est la qualité de l'accompagnement qui a convaincu Julie :
« L'équipe est géniale. C'est super important dans ma façon de communiquer, de recevoir et de vivre cet endroit. » Elle souligne la disponibilité et l'écoute de l'équipe Daisy face à ses questions, un point qu'elle place au même niveau que la qualité de l'outil.
Les résultats pour les Ateliers Lamartine
Julie note deux bénéfices concrets depuis son passage à Daisy : du temps, et de la tranquillité d'esprit. Avec son ancien outil, elle vérifiait constamment que tout allait bien, par crainte permanente qu'un problème surgisse. Aujourd'hui, elle explique que Daisy "fait le boulot" pour elle : elle passe beaucoup moins de temps sur ses réservations et ses plannings, et n'a plus à s'inquiéter de trouver le temps de créer une nouvelle offre ou d'ajuster un horaire, par exemple pour organiser des stages pendant les vacances scolaires.
« Daisy, c'est mon rayon de soleil quotidien. »
Questions fréquentes sur la gestion d'un atelier de dessin ou de peinture
Faut-il changer d'outil si on a déjà un système en place ?
Pas nécessairement du jour au lendemain. L'expérience de Julie montre qu'il vaut mieux d'abord s'assurer que l'outil du quotidien (réservations, planning, facturation) répond vraiment aux besoins, avant de penser à la diffusion multi-plateformes.
Un outil de gestion est-il utile si l'atelier a plusieurs formats (cours réguliers, stages, ateliers privés, anniversaires) ?
Oui : plus l'offre se diversifie, plus la coordination des plannings entre plusieurs intervenants devient complexe, et plus centraliser cette gestion devient utile au quotidien.
Vous gérez un atelier de dessin ou de peinture ?
Si vous vous reconnaissez dans le quotidien de Julie avant Daisy, un premier échange avec l'équipe Daisy permet de faire le point sur vos besoins en gestion des cours de dessin et peinture, sans engagement.