Comment éviter le surbooking quand vos ateliers sont en vente sur plusieurs plateformes à la fois ? C'est la question que s'est posée Baptiste, fondateur de Tentimes, un atelier d'horlogerie basé à Lyon et présent aussi à Paris. Entre Wecandoo, Funbooker, Wonderbox, Sport Découverte et son propre site, il devait tout vérifier à la main avant chaque atelier. Aujourd'hui, toutes ses réservations sont centralisées sur Daisy, et il gagne 2 h à 2 h 30 par semaine, entre la vérification des réservations sur les plateformes et la gestion des options en atelier. Il nous raconte son histoire.
Qui est Baptiste, le fondateur de Tentimes ?
Tentimes est un atelier d'horlogerie où chaque participant assemble lui-même sa propre montre. Cadran, aiguilles, boîtier, mouvement : avec plus de 10 000 combinaisons possibles, chaque montre est unique.
Une idée née devant une vitrine
Tout commence pendant des vacances. Baptiste repère une très belle montre dans une vitrine, mais elle est trop chère pour lui. Il trouve alors un moyen de transformer des montres plus accessibles en changeant quelques pièces pour en modifier le design.
Le concept de Tentimes était né : rendre la montre sur mesure accessible à tous.
Une technique maison pour poser la trotteuse
La trotteuse est l'aiguille la plus difficile à installer. Comme certains participants peuvent avoir des tremblements ou des difficultés de vue, Baptiste a inventé sa propre technique pour la poser "à la sensation et au visuel".
Son secret ? Il faut venir à l'atelier pour le découvrir.
Chaque atelier commence aussi par une introduction sur l'histoire du temps et le fonctionnement des montres. Baptiste le résume ainsi :
« Qu'on soit novice, amateur ou expert, il y a toujours un moment d'échange très intéressant au début. »
Comment Baptiste gérait-il ses réservations avant Daisy ?
Avant Daisy, Baptiste utilisait un logiciel qui fonctionnait, mais qui ne lui permettait pas de centraliser les réservations venues des autres plateformes.
Une vérification manuelle de chaque plateforme
Pour chaque atelier, il devait consulter chaque site un par un, puis comparer avec ses propres réservations. Son objectif : ne jamais oublier un participant.
« Je devais à chaque fois aller regarder sur tous les sites et m'assurer que tout était bien partout quand je préparais mon atelier, pour ne pas oublier une personne. »
Cette vigilance devient encore plus importante lors de ses ateliers à Paris. Baptiste prépare son matériel à l'avance pour le trajet : impossible d'improviser pour un participant imprévu.
Le surbooking, une mauvaise expérience pour tout le monde
Quand plusieurs plateformes vendent les mêmes places en même temps, le risque de surbooking est réel.
« Si j'ai deux personnes qui réservent à droite, deux personnes à gauche, en même temps, je peux parfois être en surbooking. Et là, l'expérience client n'est pas top. »
Pour le gérant d'atelier, le surbooking signifie aussi du temps perdu : appeler les participants, expliquer la situation, trouver une solution.
Une charge mentale permanente
Au-delà du temps passé, c'est l'incertitude qui pesait le plus :
« Est-ce que j'ai oublié quelqu'un sur un des sites partenaires ? J'ai ce week-end un atelier de six personnes : est-ce que je ne vais pas en avoir sept, ou cinq parce qu'il y en a un qui a annulé et que ça ne s'est pas mis à jour ? »
Comment Daisy l'aide à éviter le surbooking
Toutes les réservations réunies au même endroit
Ce qui a convaincu Baptiste, c'est la possibilité de retrouver tous ses partenaires de réservation au même endroit. Réservations sur son site, sur Funbooker ou sur Wecandoo : tout remonte dans Daisy.
Résultat : il sait à tout moment combien de participants il aura, sans aller vérifier chaque plateforme.
« Je voulais que ma boîte soit la plus automatique possible, avec le moins de friction possible. »
Des options payées à l'avance
Chez Tentimes, les participants peuvent choisir des options : un mouvement mécanique squelette, plus travaillé, ou un boîtier fabriqué en petite série.
Avant Daisy, ces options se réglaient sur place, en fin d'atelier. Une situation délicate, puisque la plupart des ateliers sont offerts en cadeau :
« La personne qui avait offert me disait : "Ah non, je ne veux pas qu'il paye plus, comment je peux payer en avance ?" Ça, je ne pouvais pas le faire avant. »
Avec Daisy, Baptiste a ajouté ses options directement à la réservation. La personne qui offre l'atelier peut les régler à l'avance, et le participant profite de son expérience sans mauvaise surprise.
Quels résultats concrets pour Tentimes ?
Avec Daisy, Baptiste estime gagner 2 h à 2 h 30 par semaine. Ce temps se répartit en deux postes :
| Avant Daisy | Avec Daisy |
|---|---|
| Jusqu'à 1 h 30 par semaine à vérifier chaque plateforme pour éviter le surbooking | Toutes les réservations centralisées, nombre de participants connu en temps réel |
| Près d'1 h par atelier pour régler les options sur place (5 à 10 minutes par participant, pour 6 participants) | Options payées dès la réservation |
| Total : 2 h à 2 h 30 par semaine | Temps récupéré, charge mentale en moins |
« Au total, ça peut vite faire 2 h, 2 h 30 gagnées par semaine. En plus de la charge mentale. »
Ce qu'il faut retenir pour éviter le surbooking dans votre atelier
1. Centralisez vos réservations : quand vous vendez sur plusieurs plateformes, un outil unique évite les vérifications manuelles.
2. Connaissez votre jauge en temps réel : c'est la meilleure protection contre le surbooking.
3. Proposez vos options à la réservation : vos clients paient en amont et vous gagnez du temps pendant l'atelier.
4. Pensez aux ateliers offerts : permettre à la personne qui offre de tout régler à l'avance améliore l'expérience de chacun.
« S'il y a une réservation sur mon site et une réservation sur Funbooker, je n'ai pas besoin de faire les va-et-vient. Je sais exactement combien de personnes je vais avoir, et ça, franchement, c'est extraordinaire. »
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